①どんな用紙を使えばよいのか？
内容証明郵便といえば、赤枠、赤いマス目の用紙に書かなければいけないと思い込んでいる方がいらっしゃるかもしれませんが、実はどんな用紙に書いてもよいことになっています。
ですから、便箋に書いてもよいですし、原稿用紙でもよいし、メモ用紙でもかまわないのです。大きさも自由です。
ただ、内容証明郵便は同文の手紙を３通書かなければなりませんし、一枚に書ける文字の数が決まっています。
手書きで内容証明郵便を書く場合、便箋や白紙の用紙ですと、いちいち字数を数えながら書いていかなければなりません。ですから、原稿用紙のようにマス目のある用紙の方が数えるのに便利です。
文房具店等では、内容証明用紙が取り扱われておりますので、手書きで内容証明の文書を作成される場合は、この用紙がお勧めです。
②１行20字以内・1枚26行以内で書く。
内容証明郵便を書く場合には、1行20字以内・1枚26行以内と内国郵便約款で決まっています。便箋などを使用する場合には字数を数えながら書かなければなりません。市販の内容証明用紙を使う場合には、すでに1行20字・1枚26行のマス目が印刷されており便利です。
制限以内なら1行10字でも、１枚10行でも大丈夫です。
横書きの内容証明郵便の場合は、1行13字・1枚40行もしくは1行26字・1枚20行以内でも構わないことになっています。
なお、句読点やかっこは、１字として計算されます。
③同文のものを３通作成する。
内容証明郵便は、全く同文の手紙を３通書かなければなりません。１通は相手方(差出人)に送り、１通は差出人が持ち、１通は郵便局で保管します。
３通とも同文であればよく、３通とも手書きする必要はありませんので、１通書いて、あとの２通はコピーでも構わないのです。パソコンで作成すれば一度にプリントアウトすることができ便利です。
また、市販の内容証明用紙にカーボン紙をはさみこみ一度に３通作成してもよいです。
④使用可能な文字、数字、記号
内容証明で使用可能な文字は、かな（ひらがな、カタカナ）、漢字、および数字です。
数字は、123・・・の算用数字も、一二三や壱弐参の漢数字も使うことができます。
英字は、氏名、会社名、地名商品名等の固有名詞だけに使えます。
かっこ、句読点、その他一般に記号として使用されるものは内容証明郵便として使えます(m、㎡、%、No.、sin等）。句読点も記号も1個１字として計算します。
かっこは上下（横書きの場合は左右)合わせて1字とし、字数計算では上(横書きの場合は左)のかっこのある行の字数に含めます。
⑤2枚以上になった場合
内容証明郵便は枚数には制限がありません。
ただし、2枚以上になった場合には、ホッチキスやのりで綴じ、そのつなぎ目に差出人の割印を押す必要があります。
⑥書き間違えた場合
文字を書き間違えた場合は、間違えた箇所を2本線で消します。それから正しい文字を書き加えます。
訂正したら、その欄外に「何時削除、何時加入」と記入します。
⑦差出人欄と受取人欄の書き方
内容証明郵便では、手紙の終わりに差出人の住所氏名と受取人の住所氏名を書きます。名前だけでなく住所を書くことも義務付けられています。
差出人の住所氏名、受取人の住所氏名を書く場所は、原則として最後ですが、最初に書いてもかまいません。横書きの内容証明郵便では、冒頭に書くことが多いようです。
次に捺印ですが、法律上は差出人の名前の下の捺印は必要ありません。捺印がなくても有効です。しかし、内容証明郵便は重要な通知（意思表示)ですから、間違いなく本人の意思で作成されたものだということを示すために捺印をする必要があるのです。また、捺印は実印でする必要はなく、認印や三文判でも大丈夫です。
⑧封筒について
封筒は普通の手紙と同じです。現金書留のように内容証明専用の封筒があるわけではなく市販されている封筒を使います。
封筒の表側に受取人の住所氏名、裏側に差出人の住所氏名を書きますが、その住所氏名は必ず内容証明郵便にかいてある住所氏名と同一でなければいけません。
封筒は封をせず、同文の手紙文3通と共に郵便局へ持っていきます。
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